Základné informácie o ochrane osobných údajov
Ochrana Vašich osobných údajov je pre nás dôležitá. Cieľom týchto informácií je vysvetliť, aké osobné údaje spracúvame, na aké účely, na akom právnom základe, komu môžu byť osobné údaje poskytnuté alebo sprístupnené, ako dlho ich uchovávame a aké práva máte v súvislosti so spracúvaním osobných údajov.
Spracúvanie osobných údajov prebieha najmä podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „GDPR“), a podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
Takkach s. r. o.
IČO: 57270660
DIČ: 2122634393
Sídlo: Námestie mieru 5, 045 01 Moldava nad Bodvou, Slovenská republika
Zápis: Obchodný register Mestského súdu Košice, oddiel: Sro, vložka č. 63799/V
E-mail: [email protected]
Telefón: +421 910 956 590
Webové sídlo: https://takkach.com
Kontaktná osoba pre otázky ochrany osobných údajov: Ing. Kristian Takáč, konateľ.
1. Kategórie dotknutých osôb
Tieto informácie sa vzťahujú najmä na tieto kategórie fyzických osôb:
- potenciálni klienti, ktorí nás kontaktujú so záujmom o naše služby,
- klienti, ktorým poskytujeme naše služby, ak ide o fyzické osoby,
- zástupcovia, zamestnanci, kontaktné osoby alebo osoby oprávnené konať v mene klienta alebo potenciálneho klienta,
- osoby, ktoré s nami komunikujú prostredníctvom e-mailu, telefónu, kontaktného formulára, dotazníka alebo sociálnych sietí,
- osoby, ktoré si uplatňujú svoje práva podľa GDPR alebo podľa zákona o ochrane osobných údajov.
2. Kategórie spracúvaných osobných údajov
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje vždy len v rozsahu potrebnom na konkrétny účel spracúvania. V závislosti od konkrétnej situácie môže ísť najmä o tieto kategórie údajov:
- identifikačné údaje: meno, priezvisko, prípadne pracovná pozícia alebo funkcia,
- kontaktné údaje: e-mailová adresa, telefónne číslo, korešpondenčná adresa,
- údaje o spoločnosti alebo podnikateľskom subjekte: názov spoločnosti, IČO, DIČ, IČ DPH, sídlo, fakturačné údaje,
- údaje uvedené v dopyte, kontaktnom formulári, dotazníku alebo v komunikácii,
- údaje potrebné na prípravu ponuky, uzatvorenie a plnenie zmluvy, poskytovanie služieb, správu projektu a fakturáciu,
- údaje spracúvané v interných systémoch prevádzkovateľa určených na správu klientov, dopytov, projektov, úloh a obchodnej komunikácie,
- údaje potrebné na overenie, vybavenie alebo evidenciu žiadosti dotknutej osoby podľa GDPR.
3. Účely spracúvania, právne základy, kategórie údajov a doby uchovávania
Prehľad hlavných účelov spracúvania osobných údajov, právnych základov, kategórií údajov a dôb uchovávania je uvedený v tejto tabuľke:
| Účel spracúvania | Právny základ | Kategórie osobných údajov | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
| Vybavenie dopytu, predzmluvná komunikácia, príprava ponuky a posúdenie možnosti spolupráce. |
Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dotknutej osoby. V odôvodnených prípadoch čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na riadnej evidencii dopytov, vedení obchodnej komunikácie a ochrane právnych nárokov. |
Meno, priezvisko, e-mail, telefón, názov spoločnosti, obsah dopytu, údaje uvedené vo formulári alebo v komunikácii, údaje potrebné na vypracovanie ponuky. | Najviac 12 mesiacov od poslednej komunikácie, ak nedôjde k uzatvoreniu spolupráce alebo ak neexistuje iný právny základ na ďalšie uchovávanie. |
| Uzatvorenie a plnenie zmluvného vzťahu, poskytovanie služieb, správa klienta, správa projektu, komunikácia s klientom a vyhodnocovanie spolupráce. | Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy. | Identifikačné údaje, kontaktné údaje, fakturačné údaje, údaje o spoločnosti, údaje o projekte, obsah komunikácie, údaje uvedené v onboarding dotazníku, podklady potrebné na poskytovanie služieb. | Počas trvania zmluvného vzťahu. Po skončení zmluvného vzťahu po dobu nevyhnutnú na splnenie zákonných povinností a na uplatňovanie alebo obranu právnych nárokov, v rozsahu podľa príslušných právnych predpisov a príslušných premlčacích lehôt. |
| Fakturácia, vedenie účtovníctva, daňová agenda a archivácia účtovných a daňových dokladov. | Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti. | Identifikačné údaje, fakturačné údaje, údaje o zmluvnom plnení, údaje uvedené na faktúrach, objednávkach, zmluvách a účtovných dokladoch. | Po dobu ustanovenú právnymi predpismi v oblasti účtovníctva a daní, spravidla 10 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa príslušný účtovný doklad týka. |
| Evidencia a vybavenie prichádzajúcej a odchádzajúcej komunikácie. | Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na riadnej evidencii komunikácie, preukázateľnosti komunikácie, poskytovaní odpovedí a ochrane právnych nárokov. | Identifikačné údaje, kontaktné údaje, obsah korešpondencie, prílohy a údaje uvedené v prijatej alebo odoslanej komunikácii. | Najviac 5 rokov od ukončenia komunikácie alebo uzatvorenia príslušného spisu, ak dlhšia doba uchovávania nevyplýva zo zákonnej povinnosti alebo z potreby ochrany právnych nárokov. |
| Uplatňovanie, preukazovanie alebo obrana právnych nárokov. | Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na ochrane práv a právom chránených záujmov prevádzkovateľa. | Údaje potrebné na preukázanie skutkových a právnych okolností konkrétneho nároku, najmä identifikačné, kontaktné, zmluvné, fakturačné a komunikačné údaje. | Po dobu plynutia príslušnej premlčacej alebo prekluzívnej lehoty vzťahujúcej sa na konkrétny nárok; v prípade začatia konania po dobu trvania konania a následne po dobu potrebnú na výkon alebo archiváciu rozhodnutia. |
| Vybavenie žiadostí dotknutých osôb podľa GDPR a vedenie evidencie o ich vybavení. | Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti podľa GDPR a zákona o ochrane osobných údajov. | Identifikačné údaje, kontaktné údaje, obsah žiadosti, údaje potrebné na overenie totožnosti a údaje potrebné na vybavenie žiadosti. | Po dobu 5 rokov od vybavenia žiadosti alebo od ukončenia súvisiacej komunikácie, ak konkrétny prípad nevyžaduje dlhšiu dobu z dôvodu ochrany právnych nárokov. |
| Primeraná obchodná komunikácia s existujúcimi alebo potenciálnymi obchodnými kontaktmi. | Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem na rozvoji obchodných vzťahov a informovaní o službách prevádzkovateľa v primeranom rozsahu. | Meno, priezvisko, pracovná pozícia alebo funkcia, e-mail, telefón, názov spoločnosti, história komunikácie. | Do uplatnenia námietky proti spracúvaniu alebo najviac 3 roky od poslednej relevantnej obchodnej komunikácie, ak neexistuje iný právny základ na ďalšie uchovávanie. |
4. Oprávnené záujmy prevádzkovateľa
Ak je právnym základom spracúvania čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, oprávneným záujmom prevádzkovateľa je najmä riadne vedenie obchodnej komunikácie, evidencia dopytov a klientov, správa klientskych vzťahov, ochrana právnych nárokov, preukázateľnosť plnenia povinností a primerané informovanie existujúcich alebo potenciálnych obchodných kontaktov o službách prevádzkovateľa.
Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré je založené na oprávnenom záujme prevádzkovateľa.
5. Zdroj osobných údajov
Osobné údaje získavame najmä priamo od dotknutej osoby, najmä prostredníctvom kontaktného formulára, e-mailovej komunikácie, telefonického kontaktu, onboarding dotazníka alebo inej komunikácie.
V odôvodnených prípadoch môžeme údaje získavať aj z verejne dostupných zdrojov, najmä z obchodných registrov, živnostenských registrov, verejných databáz podnikateľských subjektov, verejných webových stránok klientov alebo potenciálnych klientov a zo sociálnych sietí, ak sú údaje zverejnené v súvislosti s podnikateľskou alebo profesijnou činnosťou.
6. Povinnosť poskytnutia osobných údajov
Poskytnutie osobných údajov je spravidla dobrovoľné. Bez poskytnutia údajov v primeranom rozsahu však nemusí byť možné vybaviť dopyt, pripraviť ponuku, uzatvoriť zmluvu, poskytovať služby, vystaviť faktúru alebo splniť zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Ak je poskytnutie údajov potrebné na splnenie zákonnej povinnosti alebo na uzatvorenie a plnenie zmluvy, neposkytnutie údajov môže mať za následok, že prevádzkovateľ nebude schopný uzatvoriť alebo plniť zmluvný vzťah, prípadne vybaviť požiadavku dotknutej osoby.
7. Príjemcovia a sprostredkovatelia
Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu sprístupnené týmto kategóriám príjemcov:
- osobám povereným prevádzkovateľom, ktoré sa podieľajú na poskytovaní služieb alebo správe klientskych vzťahov,
- poskytovateľom technickej a IT podpory, hostingových, cloudových a databázových služieb,
- poskytovateľom e-mailových, komunikačných a kancelárskych nástrojov,
- poskytovateľom analytických, reklamných alebo marketingových nástrojov, ak sú používané,
- účtovným, daňovým a právnym poradcom,
- poskytovateľom služieb potrebných na prevádzku webového sídla a interných systémov,
- orgánom verejnej moci, súdom alebo iným subjektom, ak poskytnutie údajov vyplýva zo zákona alebo je potrebné na ochranu právnych nárokov.
Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov, podľa pokynov prevádzkovateľa a len v rozsahu potrebnom na splnenie zvereného účelu.
8. Prenos osobných údajov mimo Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru
Prevádzkovateľ uprednostňuje spracúvanie osobných údajov v rámci Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru. V prípade využívania niektorých digitálnych nástrojov, cloudových služieb, analytických alebo marketingových služieb však môže dôjsť k prenosu osobných údajov do tretích krajín.
Ak dochádza k prenosu osobných údajov do tretích krajín, prevádzkovateľ zabezpečuje, aby sa takýto prenos uskutočňoval iba za podmienok stanovených GDPR, najmä na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti alebo na základe primeraných záruk, napríklad štandardných zmluvných doložiek.
Pri niektorých poskytovateľoch služieb so sídlom v USA môže byť prenos osobných údajov založený na rozhodnutí Európskej komisie o primeranosti pre rámec EU–US Data Privacy Framework, ak je príslušný poskytovateľ v tomto rámci certifikovaný.
9. Automatizované rozhodovanie a profilovanie
Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania podľa článku 22 GDPR, ktoré by malo pre dotknutú osobu právne účinky alebo by ju obdobne významne ovplyvňovalo.
10. Práva dotknutej osoby
Dotknutá osoba má voči prevádzkovateľovi najmä tieto práva:
10.1 Právo na prístup k osobným údajom
Máte právo získať potvrdenie o tom, či prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje. Ak prevádzkovateľ Vaše osobné údaje spracúva, máte právo získať prístup k týmto údajom a informácie o účeloch spracúvania, kategóriách údajov, príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, dobe uchovávania, právach dotknutej osoby, zdroji údajov, ak neboli získané priamo od Vás, a o prípadnom prenose do tretích krajín.
10.2 Právo na opravu
Máte právo na opravu nepresných osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú. So zreteľom na účel spracúvania máte právo aj na doplnenie neúplných osobných údajov.
10.3 Právo na vymazanie
Máte právo požadovať vymazanie osobných údajov, ak už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli získané alebo spracúvané, ak boli spracúvané nezákonne, ak ste odvolali súhlas a neexistuje iný právny základ spracúvania, ak ste úspešne namietali proti spracúvaniu alebo ak vymazanie vyžaduje právny predpis.
Právo na vymazanie nie je absolútne. Prevádzkovateľ nemusí údaje vymazať najmä vtedy, ak je ich ďalšie spracúvanie potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, na uplatňovanie alebo obranu právnych nárokov alebo z iných dôvodov ustanovených GDPR.
10.4 Právo na obmedzenie spracúvania
Máte právo požadovať obmedzenie spracúvania, ak namietate správnosť osobných údajov, ak je spracúvanie nezákonné a namiesto výmazu žiadate obmedzenie, ak prevádzkovateľ údaje už nepotrebuje, ale potrebujete ich Vy na uplatňovanie alebo obranu právnych nárokov, alebo ak ste namietali proti spracúvaniu do overenia, či oprávnené dôvody prevádzkovateľa prevažujú nad Vašimi právami a záujmami.
10.5 Právo na prenosnosť údajov
Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami, máte právo získať osobné údaje, ktoré ste prevádzkovateľovi poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a máte právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sú splnené podmienky podľa GDPR.
10.6 Právo namietať
Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré je založené na oprávnenom záujme prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ v takom prípade nebude ďalej spracúvať osobné údaje na danom právnom základe, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na uplatňovanie alebo obranu právnych nárokov.
Ak by prevádzkovateľ spracúval osobné údaje na účely priameho marketingu, máte právo kedykoľvek namietať proti takémuto spracúvaniu. Po uplatnení námietky nebudú osobné údaje na účely priameho marketingu ďalej spracúvané.
10.7 Právo odvolať súhlas
Ak je spracúvanie založené na súhlase, máte právo súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred jeho odvolaním.
10.8 Právo podať sťažnosť dozornému orgánu
Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s GDPR alebo so zákonom o ochrane osobných údajov, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu. Dozorným orgánom v Slovenskej republike je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, Slovenská republika.
11. Uplatnenie práv dotknutej osoby
Svoje práva môžete uplatniť:
- elektronicky na e-mailovej adrese [email protected], alebo
- písomne na adrese sídla prevádzkovateľa: Takkach s. r. o., Námestie mieru 5, 045 01 Moldava nad Bodvou, Slovenská republika.
Prevádzkovateľ je oprávnený primeraným spôsobom overiť totožnosť osoby, ktorá si uplatňuje práva podľa GDPR, ak je to potrebné na ochranu osobných údajov a práv dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ poskytne informáciu o vybavení žiadosti bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Túto lehotu možno v odôvodnených prípadoch predĺžiť o ďalšie dva mesiace, najmä vzhľadom na zložitosť alebo počet žiadostí. O predĺžení lehoty a dôvodoch predĺženia bude dotknutá osoba informovaná.
12. Zásady spracúvania a bezpečnosť
Pri spracúvaní osobných údajov prevádzkovateľ dbá najmä na zásadu zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti, zásadu obmedzenia účelu, minimalizácie údajov, správnosti, minimalizácie uchovávania, integrity, dôvernosti a zodpovednosti.
Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím, zverejnením alebo neoprávnenou zmenou.
13. Aktualizácia týchto informácií
Prevádzkovateľ môže tieto informácie o ochrane osobných údajov priebežne aktualizovať, najmä z dôvodu zmeny právnych predpisov, technických riešení, používaných nástrojov alebo spôsobu spracúvania osobných údajov. Aktuálna verzia je vždy dostupná na webovom sídle prevádzkovateľa.